Seri Panduan PPID: Menyusun SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi

Pasal 4 huruf a PerKI 1/2010 mewajibkan seluruh Badan Publik untuk menetapkan standar operasional prosedur layanan informasi publik (SOP).

SOP ini merupakan bagian dari sistem informasi dan dokumentasi yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik.

Penyusunan SOP ini oleh Badan Publik berpedoman pada UU KIP, PerKI 1/2010, dan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan. SOP ini sekurang-kurangnya memuat ketentuan mengenai:

1. Kejelasan tentang pejabat yang ditunjuk sebagai PPID;
2. Kejelasan tentang orang yang ditunjuk sebagai pejabat fungsional (i.e. arsiparis, pranata komputer, petugas meja informasi, dll);
3. Kejelasan pembagian tugas, tanggungjawab, wewenang PPID –dalam hal terdapat lebih dari satu PPID;
4. Kejelasan tentang pejabat yang menduduki posisi sebagai atasan PPID yang bertanggungjawab mengeluarkan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi publik;
5. Standar layanan informasi publik serta tata cara pengelolaan keberatan di internal Badan Publik;
6. Tata cara pembuatan laporan tahunan tentang layanan informasi publik.

SOP ini berfungsi: 

1. Memberikan kepastian mengenai: a) siapa orang yang bertanggungjawab atas suatu tugas dan tanggungjawab; b) tugas yang harus dilakukan oleh setiap personel yang terlibat; c) tata cara melaksanakan tugas dan tanggungjawab; d) hasil yang harus dicapai dalam pelaksanaan sebuah tugas dan tanggungjawab; e) jangka waktu yang diperlukan untuk melakukan atau menyelesaikan sebuah tugas dan tanggungjawab; 
2. Indikator mengukur kinerja; 
3. Pembagian tugas dan tanggungjawab antar personel yang terlibat. 

Dalam kaitan dengan pengelolaan dan pelayanan informasi, SOP ini setidaknya mengatur tata kerja dalam: 

1. Pengumpulan informasi (data, dokumen, dll); 
2. Pengolahan informasi menjadi daftar informasi sesuai dengan kategori informasi yang diatur dalam UU KIP; 
3. Pengumuman informasi secara pro-aktif (i.e. website, papan pengumuman, dll); 
4. Pelayanan permohonan informasi; 
5. Penyusunan laporan tentanglayanan informasi; dan
6. Pengelolaan sengketa informasi. 

Untuk lebih jelasnya, silakan unduh Presentasi Menyusun SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik dan Presentasi Praktek Menyusun SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik. Dua Presentasi tersebut didukung oleh dokumen SK Bupati Muara Enim tentang Penunjukkan PPID dan contoh SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi.