Seri Panduan PPID: Menyusun Daftar Informasi Publik

UU KIP mengelompokkan informasi publik dalam lima kategori, yaitu: 

1. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; 
2. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta; 
3. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat; 
4. Informasi publik yang dikecualikan;
5. Informasi publik yang wajib diberikan atas dasar permintaan. 

Untuk mempermudah pemilahan masing-masing kategori informasi tersebut, Pasal 11 ayat (1) huruf a secara implisit memandatkan badan publik untuk menyusun Daftar Informasi Publik (DIP).

Nah, DIP ini menurut Pasal 1 angka 7 PerKI 1/2010 didefinisikan sebagai: “catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan.”

Penyusunan DIP ini dimaksudkan untuk:

1. Mempermudah petugas informasi dalam melayani permohonan informasi. Hal ini karena DIP dapat berfungsi sebagai panduan mengenai informasi apa saja yang dikuasai oleh Badan Publik, dalam format apa informasi tersebut dapat disediakan, dll. 
2. Mempermudah masyarakat dalam meminta informasi ke Badan Publik. Dengan adanya DIP, masyarakat telah memiliki informasi awal mengenai informasi apa saja yang dikuasai oleh Badan Publik beserta format informasi yang tersedia. 

Tips Menyusun DIP yang Baik dan Benar

1. Memastikan dengan benar bahwa dokumen/informasi yang dimasukkan dalam DIP adalah dokumen/informasi yang benar-benar ada, dalam arti benar-benar dihasilkan, disimpan, dikelola, diterima, dikuasai, dan/atau dimiliki badan publik bersangkutan. 
2. Memastikan dengan benar bahwa dokumen/informasi yang dimasukkan dalam DIP terdokumentasi dengan baik, dalam arti apabila diminta oleh pemohon informasi, pencarian terhadap dokumen tersebut dapat dilakukan dengan cepat sehingga bisa dengan cepat pula diberikan kepada pemohon informasi. 
3. Memilah dengan baik informasi-informasi yang secara umum dikuasai oleh setiap badan publik dan secara khusus dikuasai oleh badan publik tertentu berdasarkan tupoksinya. Misalnya: DIPA-RKA, LAKIP, Laporan Keuangan, dst. Informasi yang secara umum dikuasai oleh setiap badan publik misalnya, DIPA-RKA, LAKIP, Laporan Keuangan, dst. Sedangkan informasi yang secara khusus dikuasai oleh badan publik tertentu berdasarkan tupoksinya, misalnya, 1) Dokumen AMDAL, yang kemungkinan hanya dimiliki oleh Badan Lingkungan Hidup, Dinas Kehutanan, Dinas Perkebunan, Dinas Pertambangan, atau dinas/badan terkait dengan isu lingkungan hidup. 2) dokumen perizinan, yang kemungkinan juga dimiliki oleh instansi-instansi yang terkait dan berwenang dalam proses dan pemberian izin. 3) dst. 
4. Memastikan bahwa badan publik mengerti dan memahami kebutuhan informasi yang sering diminta masyarakat. Dengan demikian, badan publik dapat mengoptimalkan pendokumentasian, penyediaan, dan pengumuman informasi tersebut kepada masyarakat. Misalnya: berdasarkan catatan sengketa informasi yang terjadi di seluruh Indonesia, dokumen/informasi yang paling sering diminta oleh masyarakat adalah dokumen/informasi terkait kinerja badan publik, laporan keuangan badan publik, DIPA-RKA badan publik. 
5. Memastikan bahwa DIP selalu diperbarui  setiap bulan, sehingga dokumen/informasi yang terdapat dalam DIP adalah dokumen/informasi dengan updateterbaru. Updating ini akan mudah dilakukan apabila setiap unit/satker selalu mencatat dokumen/informasi apa saja yang dihasilkan, disimpan, dikelola, diterima, dikuasai, dan/atau dimiliki unit/satker bersangkutan, sehingga di akhir bulan, updating tersebut dapat diintegrasikan dalam DIP. 
6. Yang tidak kalah penting dari updating dokumen/informasi adalah pendokumentasian dan penyimpanan dokumen/informasi tersebut, sehingga apabila dibutuhkan/diminta dapat dengan segera ditemukan dan diberikan kepada pemohon informasi. 
7. Sebisa mungkin menyediakan dokumen dalam format hardcopy dan softcopy; 

Apabila langkah sebagaimana huruf 1 – 7 di atas dilakukan dengan baik oleh badan publik, dalam jangka pendek akan bermanfaat dalam menghindarkan atau setidaknya mengurangi potensi sengketa informasi publik. 

Sedangkan dalam jangka panjang, akan bermanfaat dalam re-strukturisasi pendokumentasian dan pengelolaan dokumen/informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, diterima, dikuasai, dan/atau dimiliki masing-masing badan publik.

Untuk lebih jelasnya mengenai tata cara menyusun DIP, silakan unduh Presentasi Menyusun Daftar Informasi Publik dan Presentasi Tahapan Menyusun Daftar Informasi Publik.